1日100件超えの欠席連絡。三部制高校にこそCOCOOが必要だった理由|横浜市立横浜総合高等学校(前編)

午前・午後・夜間という三部構成の定時制高校で、個々の興味関心に合わせた科目選択もできる横浜総合高校。生徒の年齢層はほとんどが16〜19歳ですが、20代〜最高齢は70代の生徒まで在籍しています。様々な背景をもつ家庭とのコミュニケーションにCOCOOを活用されているということで、三名の先生方にお話をお伺いしました。


横浜市立横浜総合高等学校:生徒数約1,000名(2020年8月現在)

小市聡 校長

前田智子 副校長

髙木慶子 先生(図書情報部主任、商業科主任、18-II部3年次担任)


ーーー三部制の高校がどのようなスケジュールで動いているのかご存知ない方も多いと思います。1日の流れを教えていただけますか。


髙木先生:I部は午前で、全日制高校と同じように朝のショートホームルームから始まりお昼まで。午後がII部、17時から21時頃までの夜間がⅢ部です。生徒数も1000名以上いますので、一日中フル稼働です。


ーーーCOCOOを知ったきっかけは? 


髙木先生:昨年夏に、横浜市のホームページで知りました。学校と家庭をつなぐ情報共有システムの試験導入をしているということで、高校ではみなと総合高校が対象校になっていたので、直接問合せをしたんです。実際に訪問して画面も見せていただき、こんな風に使うのだというのがわかりました。

ーーー直接、見に行かれたんですね。実際に使っているところを見ていかがでしたか。


髙木先生:みなと総合高校は全日制なのですが、これはうちの方が必要ではないかと思いました。何故なら、三部制なので朝から晩まで1日中欠席連絡の電話がかかってきます。生徒数も多いですし、以前に1週間調査したら多い日で1日100件を超えていました。それが、システムで受けられるなんてこれはいいと思いました。


ーーー電話が1日100件以上!電話を受けた後の処理も大変そうです。


髙木先生:はい、事務だけの問題ではありません。転送するのにも時間が取られますし、その先生がいない場合は代わりに受けた先生がメモして机に置きに行く手間もかかります。先生がいたとしても、本当はもう授業に行きたいのに電話でストップしてしまい移動が遅れるとか。ちょっとした時間なんですが、積み重なるとやはりストレスになります。

ーーー何人もの手間と時間が取られるわけですね。それが朝だけでなく三部制だと1日中バラバラとずっと続くと。


髙木先生:そうです。インフルエンザの時期などはものすごい数になり、窓口になっている事務からは電話で追われていると聞いていましたので、COCOOはすごくいいなと思いました。使い始めて今はもう、事務の方も電話がすごく減ったと言っています。


ーーー導入しようと、COCOOに問合せをされたのはいつ頃ですか。


前田副校長:昨年の12月頃だったと思います。何度も来ていただいて、使い方などもよくよく聞いた上で、これは間違いなくうちにこそ必要だと。COCOOの方が親身になって相談に乗ってくださったので、実現できたと思います。


ーーー小市校長は、COCOOを導入したいという話をお二人から聞いてどう思われましたか。


小市校長:とてもいい話だと思いました。校長に話が上がってくる段階の様々な課題解決案を示してもらいました。学校にある問題を解決できる、という前提での提案を信頼していますので、それはもう喜んでやりましょうと(笑)。

髙木先生:まずは教育委員会に連絡をして、モデル校になれないか確認してみたのですが難しいということで。それでもやはり導入したくて、前田副校長と相談して進めました。


前田副校長:そうなんです、やはり予算の問題は難しくて。そこで、全ての家庭が使えるものであれば、PTAにお願いするしかないと考えました。ちょうどPTAで予算の使い方の見直しをしていたので、より有効活用する使い道のひとつとしてCOCOOを入れて頂けました。


ーーーPTAの反応はいかがでしたか。


髙木先生:この良さを理解していただかないとスタートできないと考えていたので、最初にPTAの運営委員会にCOCOOの資料をお見せして説明したんです。その上で、賛成していただいて。予算は潤沢ではないので、どこを削ってどう出すのか調整は大変でした。でも、お金を払う価値はあったと思います。

ーーー4月からのCOCOOの使用開始が、休校期間と重なってしまいましたが。


髙木先生:新入生は入学説明会で説明できなかったため、入学手続きの時に一人ひとり説明しました。休校中の在校生に周知させるのも難しかったですね。登録期間を一応は決めていたんですが全員完了とはいかず。 


ただ、先生方の協力でCOCOOを使うことを徹底的に伝えてもらってもらったのと、Aさんにはお知らせがきているとか、自分にだけ先生から電話がきたとか周囲の様子で、ああ私は登録してないからだと気づくようで、少しずつ進みました。


ーーー欠席連絡の他には、どんな機能を使っていらっしゃいますか。


前田副校長:アンケートを使いたくて、臨時休業中に健康観察で早速活用しました。本来なら先生方が全家庭に電話しなければいけなかったと思いますが、COCOOで済んだので本当に助かりました。アンケートの内容が短くて簡潔だと、すぐ回答してくれるということもわかりました。聞きたいことはいっぱいありましたが、質問を二問にしたので回収率はとてもよかったです。

ーーー実際に試しながら使い方のコツをつかんだという感じなんですね。


小市校長:その後は学校評価のアンケートにも使いました。保護者から、地域から、生徒から、先生から、色々な立場からとるアンケートです。質問項目は教育委員会で決められているのですが、項目が多く、集計は大変でした。プリントの回収においても保護者に届かない、そして学校に持ってこないという問題もありました。それがCOCOOのアンケートなら印刷の手間もなくすぐに送れる、すぐに回答がある、しかも集計までしてくれる。これは大変助かりました。


ーーー確かに、そのスピード感は大きな違いです。


髙木先生:今まで生徒に持たせると紛失もあるので、封筒に入れて送っていたんですが、労力もお金もかかります。しかも住所不明で戻ってくることもあります。COCOOならメールが戻ってきたとしても、アドレス変更を確認すればすぐに再送できますし。お金も時間も無駄がないですよね。


ーーーアンケート以外に、お知らせ機能は使っていらっしゃいますか。


前田副校長:欠席した子への翌日の連絡とか、個人面談の日程調整とか、毎日のように使っています。一対一でも、一対複数でも、内容によって宛先を選んで送れるので、身近で使いやすいです。

ーーーお知らせ機能については、送信前に全て管理者チェックを入れている学校や、内容によって先生方が自由に送っている学校もありますが。


前田副校長:一応、全てチェックしています。先生方が作ったメールについて、宛先と内容があってるか、クラス全員なのか一部なのかなどを確認しています。


ーーー全部チェックされてるんですね!すごい量ではないんですか。


前田副校長:いえ、そうでもないです。一日10件くらいでしょうか。作成者が下書き保存して、管理者がチェックして問題なければそのまま送る、という流れにしています。


ーーー仕組みができているんですね。


髙木先生:うちの学校は三部制それぞれ、始まりのショートホームルームはあるんですが、帰りはないんです。単位制なので生徒によって時間割が違い、終わりがバラバラなんですよね。そうすると、途中で連絡事項が出てきても伝える機会がなくて。今はCOCOOで後から送れるので、とても便利です。


後編では、この学校ならではの先生方の工夫や、生徒たちへの想いについてお話いただきました!

◆後編はこちら>>独自のアイデアで休校中の教職員の勤怠管理にもCOCOOを活用|横浜市立横浜総合高等学校(後編)

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